การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ: บทที่2

แบบฝึกหัดก่อนเรียน

1. ปุ่ม Spelling นี้มีหน้าที่ใด

ก. รูปวาด

ข. แสดงผลการพิมพ์บนหน้าจอเพื่อดูก่อนพิมพ์จริง

ค. ตรวจสอบการสะกดคำตามพจนานุกรม

ง. จัดข้อความเป็นหลายคอลัมน์เหมือนหนังสือ

2. แถบเครื่องมือใดที่ประกอบด้วยปุ่มที่เกี่ยวกับการจัดรูปแบบให้กับตัวอักษรหรือย่อหน้า

ก. แถบเครื่องมือ Standard

ข. แถบเครื่องมือ Formatting

ค. แถบเครื่องมือ Drawing

ง. แถบเครื่องมือ Picture

3. Task Pane (ทาสก์เพน) มีหน้าที่ใด

ก. แสดงรายละเอียดและสถานการณ์ทำงานของ Word

ข. รวมคำสั่งทั่วไปของการจัดการงานใน Office 2003

ค. เป็นแถบเครื่องมือที่รวมเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อให้เรียกใช้สะดวก

ง. แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อเอกสารที่ใช้งานอยู่

4. คำสั่งใดเป็นคำสั่งในการแสดงเอกสารแบบเติมแผ่นเหมือนกับตอนที่พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์

ก. Thumbnails

ข. Print

ค. Print Preview

ง. Compare Side by Side

5. Print Preview คือ

ก. การขอดูเอกสารก่อนพิมพ์จริง

ข. การสั่งพิมพ์เอกสารเพื่อทดสอบเครื่องพิมพ์

ค. การขอดูเอกสารทั้งหมดบนจอภาพ

ง. การสั่งพิมพ์เอกสารหลาย ๆ อย่างออกทางเครื่องพิมพ์

แนะนำแถบเครื่องมือต่าง ๆ

แถบเครื่องมือจะเป็นที่อยู่ของปุ่มที่ทำคำสั่งต่าง ๆ ซึ่งจะเหมือนกับการเรียกคำสั่งที่แถบเมนู

ปุ่มเหล่านี้จะถูกแยกเป็นหมวดหมู่ไว้บนแถบเครื่องมือเป็นชุด ๆ มีหลายชุดด้วยกัน แต่ที่แสดงมีเพียง 2 ชุด

เท่านั้น คือ แถบเครื่องมือ standard (มาตรฐาน) และ Formatting (จัดรูปแบบ)

แถบเครื่องมือมาตรฐาน (standard)

ประกอบด้วยปุ่มที่มักจะใช่บ่อย ๆ โดยมีรายละเอียดดังนี้

ปุ่ม	ชื่อปุ่มและหน้าที่
1	New (สร้าง) : เปิดเอกสารชุดใหม่
2	Open (เปิด) : เรียกเอกสารชุดเก่าที่เก็บบันทึกไว้มาแก้ไข
3	Save (บันทึก) : สั่งเก็บบันทึกเอกสารไว้ในเครื่อง
4	Permission (สิทธิ) : การจัดการสิทธิในการใช้ข้อมูล
5	E-mail (as attachment) (อีเมล์ (ตามใบแนบ)) : เปิดโปรแกรมการสร้างอีเมล์ พร้อมแนบไฟล์ของ Word ไปด้วย
6	Print (พิมพ์) : สั่งพิมพ์เอกสารบนหน้ากระดาษ
7	Print Preview (ตัวอย่างก่อนพิมพ์) : แสดงผลการพิมพ์บนหน้าจอเพื่อดูก่อนพิมพ์จริง
8	Spelling (การสะกด) : ตรวจสอบการสะกดคำตามพจนานุกรม
9	Research (การวิจัย) : ให้ข้อมูลอ้างอิงสำหรับงานวิจัย
10	Cut (ตัด) : ลบข้อความหรือออบเจ็คต์ที่เลือกไว้ แล้วนำไปไว้ในคลิปบอร์ด
11	Copy (คัดลอก) : คัดลอกข้อความหรือออบเจ็คต์ที่เลือกไว้ แล้วนำไปไว้ในคลิปบอร์ด
12	Paste (วาง) : นำข้อความหรือออบเจ็คต์ในคลิปบอร์ดมาวางในเอกสารตรงที่ต้องการ
13	Format Painter (ตัวคัดวางรูปแบบ) : คัดลอกเฉพาะรูปแบบของข้อความหนึ่งไปใส่ให้กับอีกข้อความหนึ่ง
14	Undo (เลิกทำ) : ยกเลิกคำสั่งหรือการทำงานที่ทำล่าสุด
15	Redo (ทำอีกครั้ง) : เรียกทำคำสั่งหรือการทำงานที่ถูกยกเลิก
16	Hyperlink (การเชื่อมโยงหลายมิติ) : สร้างการเชื่อมจากตำแหน่งที่กำหนดไว้ไปยังเอกสารอื่นหรือไปยังส่วนอื่นในเอกสารเดียวกัน
17	Table & Borders (ตารางและเส้นขอบ) : แสดง/ไม่แสดงแถบเครื่องมือตารางและเส้นขอบ
18	Insert Table (แทรกตาราง) : ใส่ตารางในเอกสาร
19	Insert Microsoft Excel Worksheet (แทรกแผ่นงาน) : แทรกสเปรดชีทของโปรแกรม Microsoft Excel
20	Columns (คอลัมน์) : จัดข้อความเป็นหลายคอลัมน์เหมือนหนังสือพิมพ์
21	รูปวาด (Drawing) : เปิด / ปิดแถบเครื่องมือรูปวาด
22	แมปเอกสาร (Document Map) : เปิด / ปิดแผนที่เอกสาร
23	Show/Hide (ซ่อน/แสดง) : แสดงหรือซ่อนสัญลักษณ์พิเศษ ซึ่งจะไม่ถูกพิมพ์ออกมา
24	Zoom (ย่อ/ขยาย) : ย่อหรือขยายเอกสารที่แสดงบนหน้าจอตามเปอร์เซ็นต์ที่เลือก
25	Office Assistant (วิธีใช้ Microsoft Word) : แสดง Office Assistant ซึ่งเป็นตัวการ์ตูนที่ให้คำแนะนำในการใช้งาน
26	Read (มุมมองเค้าโครงการอ่าน) : เปลี่ยนเค้าโครงของหน้ากระดาษ และปรับปรุงการแสดงผลของตัวอักษรเพื่อทำให้การอ่านข้อมูลได้สะดวกขึ้น เหมาะกับหน้ากระดาษที่มีข้อความยาว ๆ แต่จะไม่เหมาะสมกับพวกกราฟิก หรือตาราง

แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formatting)

ประกอบด้วยปุ่มที่เกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบให้กับตัวอักษรหรือย่อหน้า ดังนี้

ปุ่ม	ชื่อปุ่มและหน้าที่
1	Styles and Format (ลักษณะและรูปแบบ) : เปิดทาสก์เพน (Styles and Formatting)
2	Style (ลักษณะ) : แสดงหรือใช้เลือก Style (รูปแบบ)ของข้อความตรงที่เคอร์เซอร์อยู่
3	Font (แบบอักษร) : แสดงหรือเลือกแบบของตัวอักษรตรงที่เคอร์เซอร์อยู่
4	Font Size (ขนาดแบบตัวอักษร) : แสดงหรือใช้เลือกขนาดของตัวอักษรที่เคอร์เซอร์อยู่
5	Bold (ตัวหนา) : ทำเป็นตัวหนาหรือยกเลิก
6	Italic (ตัวเอียง) : ทำเป็นตัวเอียงหรือยกเลิก
7	Underline (ขีดเส้นใต้) : ขีดเส้นใต้หรือยกเลิก
8	Align Left (จัดชิดซ้าย) : จัดข้อความให้ชิดซ้าย
9	Center (กึ่งกลาง) : จัดข้อความให้อยู่กลางบรรทัด
10	Align Right (จัดขวา) : จัดข้อความให้ชิดขวา
11	Justify (ชิดขอบ) : จัดข้อความให้เสมอกันทั้งซ้ายและขวา
12	Distributed (กระจาย) : เหมือนชิดขอบ แต่จะเพิ่มช่องไฟระหว่างอักษรและประโยคในภาษาไทยเพื่อความสวยงาม
13	Line Spacing (ระยะบรรทัด) : ปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด
14	Numbering (ลำดับเลข) : เติมหรือยกเลิกเลขลำดับหน้าข้อความ
15	Bullets (สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย) : เติมหรือยกเลิกจุดสีดำ (bullets) หรือสัญลักษณ์อื่น ๆ หน้าข้อความ
16	Decrease Indent (ลดการเยื้อง) : ร่นทั้งย่อหน้าไปทางซ้าย 1 ขั้น
17	Increase Indent (เพิ่มการเยื้อง) : ร่นทั้งย่อหน้ามาทางขวา 1 ขั้น
18	Outside Border (เส้นขอบนอก) : ตีเส้นลบเส้นที่ขอบด้านต่าง ๆ
19	Highlight (เน้น) : เลือกแบบสีเพื่อเน้นข้อความ (เหมือนปากกาสีสะท้อนแสง)
20	Font Color (สีแบบอักษร) : เลือกสีของตัวอักษร

ซ่อนหรือแสดงแถบเครื่องมือ

ถ้าจะใช้ แถบเครื่องมืออื่น ๆ นอกจาก 2 อย่างข้างต้นนี้จะต้องสั่งแสดงแถบเครื่องมือนั้น ๆ เอง หรืออาจสั่งซ่อนแถบเครื่องมือที่ไม่ต้องการใช้เอาไว้ก็ได้ เพื่อให้มีที่ว่างสำหรับแสดงข้อความได้มากขึ้น ดังนี้

วิธีที่ 1

เลือกคำสั่ง View Toolbar คลิกที่ชื่อแถบเครื่องมือ (มุมมอง แถบเครื่องมือ คลิกที่ชื่อแถบเครื่องมือ) ที่ต้องการแสดงหรือคลิกซ้ำเพื่อซ่อน

วิธีที่ 2

คลิกขวาบริเวณแถบเครื่องมือ แล้วคลิกเลือกแถบเครื่องมือที่จะให้แสดงให้มีเครื่องหมายถูกนำหน้า หรือคลิกซ้ำอีกครั้งให้เครื่องหมายถูกหายไป เพื่อซ่อนแถบเครื่องมือนั้น

เลือกแสดงแถบเครื่องมือแบบแถวเดียวหรือสองแถว

เมื่อเริ่มต้นการทำงานโปรแกรมจะแสดงแบบแถบเครื่องมือ standard และ Formatting ซ่อนอยู่ในแถวเดียวกัน เพื่อจะได้มีพื้นที่ในการทำงานมากขึ้น แต่เราสามารถสั่งให้แสดงแบบสองแถวก็ได้ดังนี้

เลือกแสดงหรือซ่อนปุ่มบนแถบเครื่องมือ

ปุ่มต่าง ๆ บนแถบเครื่องมือจะแสดงให้เห็นเฉพาะที่ใช้บ่อย ๆ เท่านั้น บางปุ่มจึงถูกซ่อนไว้ สามารถสั่งแสดงปุ่มเหล่านี้ออกมาได้โดย

1. คลิกปุ่ม Toolbar Options (ตัวเลือกแถบเครื่องมือ)

2. เลื่อนเมาส์ไปที่ Add or Remove Buttons Toolbar Name (เพิ่มหรือเอาปุ่มออก ชื่อแถบเครื่องมือ )

3. คลิกปุ่มที่ต้องการให้แสดงให้มีเครื่องหมายถูกนำหน้า หรือคลิกเอาปุ่มออก ถ้าจะซ่อนแบบรวดเร็ว ให้กดปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วคลิกลากปุ่มนั้นออกมาปล่อยนอกแถบเครื่องมือ

เคลื่อนย้ายแถบเครื่องมือ

ตามปกติแถบเครื่องมือที่เห็นนั้นจะเกาะติด (dock) อยู่กับขอบด้านใดด้านหนึ่งของวินโดวส์ ซึ่ง

สามารถนำแถบเครื่องมือและเมนูไปเกาะติดขอบด้านอื่น ลอยตัวอยู่บนเอกสาร หรือลากไปต่อท้ายแถบเครื่องมือก็ได้ โดยมีวิธีดังนี้

เปลี่ยนรูปร่างแถบเครื่องมือให้เหมาะสม

ใช้เมาส์ชี้ที่ขอบด้านใดก็ได้ของแถบเครื่องมือที่ลอยตัว จนลูกศรเปลี่ยนเป็น หรือ

คลิกแล้วลากเมาส์ไปตามแนวลูกศรจนกระทั่งแถบเครื่องมือมีรูปร่างตามต้องการ

การใช้ทาสก์เพน (Task Pane)

ทาสก์เพน หรือ แถบงาน คือ ส่วนประกอบใหม่ของ Office 2003 ที่ช่วยการทำงานบางอย่างให้ง่ายขึ้น เช่น การเปิดไฟล์หรือสร้างไฟล์ใหม่ ซึ่งจะคลิกสั่งได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องใช้เมนู เป็นต้น ซึ่งปกติจะมีทาสก์เพนที่ทุกโปรแกรมใน Office 2003 มีเหมือนกัน คือ

§ Getting Started (เริ่มต้น) เริ่มต้นทำงานกับโปรแกรม เช่น ติดต่อกับ Office Online

สร้างเอกสารใหม่ หรือเปิดเอกสารที่เคยใช้งานไปล่าสุด

§ Help (วิธีใช้) ค้นหาความช่วยเหลือ ฝึกอบรมออนไลน์หรือดาวน์โหลด

§ Clip Art (แทรกภาพตัดปะ) ใช้ใส่รูปภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหวเข้าไปในไฟล์งาน โดย

สามารถหาภาพตัดปะจากคำสำคัญหรือคีย์เวิร์ดของภาพตัดปะนั้น ๆ

§ Research (การวิจัย) ค้นคำเหมือนหรือคำที่มีความหมายเดียวกัน

§ Clipboard (คลิปบอร์ด) ใช้เก็บข้อมูลจากการ Cut หรือ Copy ได้ถึง 24 ชุด ไว้ให้เลือก

วางหรือ Paste ได้ตามต้องการ

§ New Document (เอกสารใหม่) สำหรับสร้างไฟล์เอกสารใหม่ใน Word เปิดไฟล์เก่าแสดง

ไฟล์ที่เปิดล่าสุด หรือสร้างไฟล์ใหม่จากต้นแบบ (template)

เปิดและปิดการใช้งานทาสก์เพน

เมื่อเปิดโปรแกรมในชุด Office 2003 จะมีการเปิดทาสก์เพนให้ใช้โดยอัตโนมัติ

§ ถ้าจะเปิดทาสก์เพนเอง ให้เลือก View Task Pane

§ ถ้าจะสั่งปิดทาสก์เพนเองก็ให้คลิกปุ่ม Close ที่มุมขวาบนของทาสก์เพน

§ คลิกลากเส้นขอบเพื่อปรับขนาดหน้าต่างทาสก์เพนได้

§ ถ้าจะยกเลิกการเปิดทาสก์เพนทุกครั้งที่เปิดโปรแกรม ให้เลือก Tools Option คลิก

แท็บ View และคลิกยกเลิกตัวเลือก Startup Task Pane

§ เมื่อเรียกใช้งานบางคำสั่งจะเปิดทาสก์เพนที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ เช่น File New

การใช้งานทาสก์เพน

ทาสก์เพนก็มีลักษณะเดียวกับแถบเครื่องมือ คือ สามารถเคลื่อนย้ายเป็นอิสระ และวางไว้ในลักษณะลอยตัวเหนือวินโดวส์โปรแกรม หรือปรับขนาดได้ ดังรูป

เรียกเมนูลัดด้วยปุ่มขวาของเมาส์

คำสั่งต่าง ๆ ใน Word มีมากมายจนอาจจำไม่ได้หมด Word จึงได้เตรียม Shortcut Menu หรือที่

เรียกว่า “เมนูลัด” ไว้ให้ ซึ่งจะแสดงให้เห็นเมื่อคลิกเมาส์ปุ่มขวาขณะอยู่บนข้อความ รูปภาพหรืออบเจ็คต์แล้วคลิกคำสั่งที่ต้องการได้เลย ในเมนูลัดจะแสดงเฉพาะคำสั่งที่ใช้กับสิ่งที่เลือกและแตกต่างกันออกไป สำหรับงานแต่ละอย่าง เช่น คำสั่งในเมนูลัดของข้อความ ก็จะแตกต่างจากคำสั่งในเมนูลัดของรูปภาพ

ดูข้อความที่อยู่คนละหน้าได้พร้อม ๆ กัน

เมื่อเอกสารมีขนาดใหญ่จนไม่สามารถแสดงได้หมดในหนึ่งหน้าจอ อาจแบ่งหน้าจอออกเป็น 2 ส่วน เพื่อดูข้อความที่อยู่ตอนต้นของเอกสารในหน้าจอส่วนหนึ่ง กับดูข้อความที่อยู่ท้ายเอกสารในหน้าจออีกส่วนหนึ่ง แล้วเปรียบเทียบกัน

หน้าจอจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ส่วน โดยแต่ละส่วนจะมีไม้บรรทัดและสโครลบาร์หรือรางเลื่อนเป็นของตัวเอง เมื่อเลื่อนดูข้อความในส่วนใด อีกส่วนหนึ่งก็จะไม่ขยับตาม หน้าจอ 2 ส่วนนี้อาจแสดงข้อความซ้ำกันได้ แต่ถ้ามีการแก้ไขข้อความส่วนใด ก็จะมีผลให้ข้อความในอีกส่วนหนึ่งถูกแก้ไขตามไปด้วย เนื่องจากทั้งสองส่วนยังคงเป็นไฟล์เดียวกันอยู่

ถ้าต้องการยกเลิกการดูเอกสารแบบแบ่งหน้าจอนี้ ทำได้โดย

1. เลื่อนเคอร์เซอร์มาที่เส้นแบ่งหน้าจอให้เป็นรูป แล้วดับเบิลคลิกหรือเลือกคำสั่ง Window

Split

ย่อและขยายเอกสาร

ในบางครั้งขนาดของตัวอักษรที่เหมาะจะพิมพ์บนกระดาษอาจเล็กหรือใหญ่เกินไป เมื่อแสดงบนหน้าจอ เพื่อแก้ปัญหานี้ เราอาจขยายหรือย่อสิ่งที่เห็นบนหน้าจอได้ โดยกรอกตัวเลขเปอร์เซ็นต์ในช่อง

Zoom (ย่อ/ขยาย) หรือคลิกปุ่ม หลังช่อง แล้วเลือกขนาดจากตัวเลือก

แสดงเอกสารได้หลายแบบ

ขณะทำงานใน Word เอกสารชิ้นหนึ่ง ๆ นั้นสามารถแสดงบนหน้าจอได้หลายแบบ หรือหลาย ๆ

มุมมอง แล้วแต่ว่าเอกสารชิ้นนั้น จะเหมาะกับการทำงานในแบบหรือมุมมองใด โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. มุมมองปกติ (Normal View)

คลิกปุ่ม หรือเลือก View Normal ใช้เพื่อพิมพ์ กรอกข้อความหรือแก้ไขเอกสาร โดยไม่แสดงหัวและท้ายกระดาษ (Header-Footnote) นอกจากนี้ยังไม่แสดงการจัดย่อหน้าเป็นคอลัมน์ และรูปประเภทที่ลอยอยู่ (ไม่เป็น in-line)

2. มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout View)

มุมมองนี้ใช้แสดงเอกสารในลักษณะของเว็บเพจ เพื่อดูว่าเมื่อนำขึ้นเว็บจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร ในมุมมองนี้ข้อความในเอกสารจะถูกจัดให้พอดีกับความกว้างวินโดวส์ของ Word ดังนั้น เมื่อลดหรือขยายวินโดวส์ ข้อความจะถูกจัดใหม่โดยอัตโนมัติ

3. มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Print Layout View)

คลิกปุ่ม หรือเลือก View Print Layout มุมมองนี้ แสดงข้อความหรือภาพทุกอย่างเหมือนกับที่พิมพ์ลงบนกระดาษ ทำให้สามารถแก้ไขข้อความที่อยู่ในพื้นที่นี้ เช่น ข้อความหัว-ท้ายกระดาษ หรือ เชิงอรรถ ได้โดยสะดวก และยังแสดงการจัดย่อหน้าแบบที่ไม่สามารถแสดงในมุมมองปกติ (เช่นการแบ่งเป็นหลายคอลัมน์) ได้ด้วย แต่การแสดงผลและเลื่อนเคอร์เซอร์จะช้ากว่ามุมมองปกติ

4. มุมมองเค้าร่าง (Outline View)

คลิกปุ่ม หรือเลือก View Outline มุมมองนี้จะช่วยให้เห็นการจัดเรียงลำดับของหัวเรื่องที่อยู่ในเอกสารทั้งหมด โดยใช้สไตล์ หัวเรื่อง 1 (Heading 1), หัวเรื่อง 2 (Heading 2), หัวเรื่อง 3 (Heading 3) ของหัวข้อต่าง ๆ รวมทั้งหัวข้อย่อยที่อยู่ภายในได้ สะดวกอีกด้วย

5. มุมมองเค้าโครงการอ่าน (Reading Layout)

เป็นมุมมองใหม่ใน Word 2003 ซึ่งจะเปลี่ยนเค้าโครงของหน้ากระดาษ และปรับปรุงการแสดงผลของตัวอักษร เพื่อทำให้อ่านข้อมูลได้สะดวกขึ้น เหมาะกับหน้ากระดาษที่มีข้อความยาว ๆ การเปลี่ยนมุมมองทำได้โดย

1. คลิกที่ Read (มุมมองเค้าโครงการอ่าน)

2. เอกสารจะแสดงในมุมมองใหม่นี้พร้อมกับแสดงแถบเครื่องมือ Reading Layout (เค้าโครงการอ่าน) ซึ่งจะมีปุ่มคำสั่งในการทำงานกับเอกสาร เช่น ปุ่ม Save (บันทึก), Print (พิมพ์) และ Find (ค้นหา)

และยังมีปุ่มอื่น ๆ ซึ่งมีหน้าที่การใช้งาน ดังนี้

1. เปลี่ยนเป็นมุมมอง Document Map (แมปเอกสาร)

2. เปลี่ยนเป็นมุมมอง Thumbnails (รูปขนาดย่อ)

3. เปิดทาสก์เพน Research (การวิจัย) เพื่อค้นหาข้อมูลที่ทำงานร่วมกันกับเอกสาร

4. Increase Text Size (เพิ่มขนาดข้อความ) เพิ่มขนาดข้อความที่แสดงเพื่อให้อ่านได้ชัดเจนขึ้น แต่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงขนาดแบบอักษรในเอกสารแต่อย่างใด

5. Decrease Text Size (ลดขนาดข้อความ) ลดขนาดข้อความที่แสดงเพื่อช่วยให้อ่านได้อย่างทั่วถึงทั้งเอกสาร โดยไม่มีผลกับการเปลี่ยนแปลงขนาดแบบอักษรในเอกสาร

6. Actual Size (หน้าจริง) แสดงลักษณะที่แท้จริงของเอกสารหากสั่งพิมพ์ ซึ่งจะคล้ายกับมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์

7. Allow Multiple Page (ให้เป็นหลายหน้าได้) แสดงเอกสารแบบสองหน้าคู่กันให้ดูเหมือนกับขณะอ่านหนังสือ การตั้งค่านี้เป็นค่าเริ่มต้น แต่ทั้งนี้ก็ต้องขึ้นอยู่กับขนาดหน้าต่างด้วย

8. Close (ปิด) ออกจากมุมมองเค้าโครงการอ่านและกลับไปทำงานที่มุมมองปกติ

การแสดงเอกสารในรูปแบบพิเศษอื่น ๆ

แสดงแมปเอกสาร (Document Map)

ใช้วิธีคลิกปุ่ม Document Map (แมปเอกสาร) บนแถบเครื่องมือ หรือเลือกคำสั่ง View Document Map เพื่อเปิด / ปิด กรอบด้านซ้าย ซึ่งจะแสดงเฉพาะข้อความที่ใช้สไตล์หัวเรื่อง 1 , หัวเรื่อง 2,

หัวเรื่อง 3,….(หรือสไตล์ที่กำหนดระดับของย่อหน้าไว้เป็น ระดับ 1, ระดับ 2, ระดับ 3) เมื่อคลิกที่รายการในส่วนนี้ ทางด้านขวาก็จะแสดงหน้าที่มีข้อความนั้นทันที ทำให้เลื่อนไปยังหัวข้อต่าง ๆ ได้รวดเร็วขึ้น

แสดงแบบเต็มจอ (Full Screen View)

อาจเลือกให้โปรแกรมแสดงเอกสารแบบเต็มหน้าจอได้โดยใช้คำสั่ง View Full Screen ซึ่งจะซ่อนแถบเครื่องมือต่าง ๆ และเมนูคำสั่ง เหลือไว้แต่แถบเครื่องมือ Full Screen เพื่อให้กลับไปยังมุมมองที่ใช้ก่อนหน้านี้ได้ แต่ถ้าจะใช้เมนูคำสั่งให้เลื่อนเมาส์ไปที่ขอบบนของหน้าจอ เมนูคำสั่งก็จะเลื่อนออกมา

แสดงรูปขนาดย่อ (Thumbnails)

เลือกคำสั่ง View Thumbnails หรือคลิกปุ่ม จากมุมมอง Reading Layout จะเป็นการเปิด/ปิดรูปขนาดย่อ (Thumbnails) ซึ่งจะแสดงเอกสารขนาดย่อ เป็นรูป ๆ โดยแต่ละรูปมีหลายเลขหน้าแสดงกำกับ ส่วนทางขวามือจะแสดงเนื้อหาของเอกสารที่เลือกจากรูปย่อที่อยู่ทางซ้าย ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารแต่ละหน้าได้อย่างรวดเร็ว

เปรียบเทียบเอกสารแบบเคียงข้างกัน (Compare Side by side)

ใน Word 2003 มีคุณสมบัติใหม่ที่ใช้สำหรับเปรียบเทียบเอกสาร 2 ฉบับ ช่วยในการตรวจสอบหาข้อแตกต่างทั้ง 2 ชุด โดยสามารถควบคุมการเลื่อนของสโครลบาร์ได้พร้อม ๆ กันทั้ง 2 หน้าต่าง ดังนี้

§ ถ้าเปิดเอกสารขึ้นมาแค่สองฉบับ ท้ายคำสั่ง Compare Side by Side with (เปรียบเทียบ

เคียงข้างกันกับ…..) จะเอาชื่อแฟ้มของอีกเอกสารหนึ่งมาแสดงต่อท้าย

§ หากเปิดเอกสารไว้มากกว่า 2 ชื่อ จะมีไดอะล็อกบ็อกซ์แสดงรายชื่อไฟล์ทั้งหมด ที่เปิด

อยู่ ให้เลือกว่าต้องการเปรียบเทียบกับเอกสารใด ให้คลิกเลือกแล้วคลิกปุ่ม OK

Synchronous Scrolling (การเลื่อนไปในทางเดียวกัน) ถ้าจะให้เอกสารทั้ง 2 หน้าต่าง เลื่อนไปพร้อมกัน หรือคลิกยกเลิกการเลื่อน

Reset Window Position (ตั้งค่าตำแหน่งหน้าต่างใหม่) จัดหน้าต่างทั้งสองให้เรียงซ้าย-ขวา อย่างเดิม

Close Side by Side (ปิดเคียงข้างกัน) ปิดการเปรียบเทียบเอกสาร

ซ่อนหรือแสดงไม้บรรทัด

ถ้าต้องการพื้นที่ในการแสดงข้อความมากขึ้น เราอาจสั่งซ่อนไม้บรรทัดได้ด้วยคำสั่ง View Ruler และถ้าจะใช้ ก็เพียงแต่เลื่อนเข้าไปใกล้กับบริเวณที่ซ่อนไม้บรรทัด ไม้บรรทัดที่ซ่อนไว้ก็จะแสดงออกมา หรือถ้าจะยกเลิกการซ่อนก็ใช้คำสั่งเดิมซ้ำอีกครั้ง

ขอคำอธิบายวิธีใช้

ถ้าไม่ทราบวิธีหรือขั้นตอนการใช้งานในโปรแกรม ก็อาจขอดูคำอธิบายวิธีใช้ (Help) ที่มีอยู่ในแต่

ละโปรแกรมของ Office 2003 ได้ดังนี้

1. เลือกคำสั่ง Help Microsoft Word Help (วิธีใช้ Microsoft Office Word ) หรือคลิกที่ปุ่ม Microsoft Word Help

2. บนทาสก์เพน Word Help ให้พิมพ์คำถามในช่อง Search for (ค้นหา)

3. คลิกปุ่ม เริ่มค้นหา หรือกดปุ่ม enter

4. ถ้าเครื่องเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตอยู่ โปรแกรมจะลิงค์ไปยังเว็บไซต์ของ Microsoft Office Online ให้โดยอัตโนมัติ

5. คลิกเลือกหัวข้อที่ต้องการ คำอธิบายจะแสดงในอีกวินโดวส์หนึ่ง

คำอธิบายแบบออฟไลน์ (Offline Help)

ถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต เมื่อพิมพ์คำที่ต้องการค้นหาลงไปในช่อง Search for แล้วคลิกปุ่ม เริ่มค้นหา ก็จะปรากฏหัวข้อคำอธิบายขึ้นมาให้เลือกเช่นเดียวกัน เมื่อคลิกเลือกหัวข้อใดก็จะได้วินโดวส์แสดงคำอธิบายการใช้งานขึ้นมา

บทเรียนออนไลน์ (Training)

นอกเหนือจากคำอธิบายแบบออนไลน์แล้ว ไมโครซอฟต์ได้เตรียมบทเรียนให้เข้าไปฝึกการใช้งานได้ โดยมีบทเรียนให้เลือกหลายหัวข้อด้วยกัน สามารถเข้าไปเรียนรู้ได้โดยเปิดทาสก์เพน Word Help แล้วคลิกที่ Training โปรแกรมจะเปิดบราวเซอร์ไปที่เว็บไซด์ Microsoft Office Online หน้า “Training” และมีหลักสูตรฝึกอบรมให้เลือก

แบบฝึกหัดหลังเรียน

1. ปุ่มนี้มีหน้าที่ใด